[글쓰기] 업무 이메일 쓰는 법

 

막 입사한 신입사원 여러분. 합격과 입사를 축하드립니다.

여러분의 회사 생활에 좋은 일과 발전의 기회가 무한하길 기원합니다.

 

여러분을 위해 아주 사소하지만 누가 친절하게 알려주지는 않는 글쓰기 방법 하나를 알려드릴까 합니다.

바로 업무를 위한 이메일 쓰기 방법입니다.

 

이메일 그냥 쓰면 되는 거 아닌가요?

 

이메일 그냥 썼다가 우리 회사와 거래처 간의 큰 갈등이 발생할 수 있습니다. 글로만 오가는 것이기 때문에 읽는 사람에 따라 감정이 달리 읽히기도 하는 게 이메일이거든요. 이메일에 쓰이는 어투에 따라 작업이 어떻게 원만하게 진행될지에 대해 어느 정도 예측이 되기도 합니다.

 

메일에 쓰는 언어에 따라 회사의 얼굴이 되기도 합니다. 회사의 얼굴이 되는 이메일의 내용이 엉망진창이면 회사 이미지 자체가 엉망진창이 되어 버립니다. 문제가 되겠죠.

 

이메일은 추후 업무를 추척했을 시의 기록이 됩니다. 이 기록에 혼동이 있을 시 문제가 생길 수 있습니다. 그러니 기록자료로서도 가치가 있도록 여러 일자 등이 명확해야 할 필요성도 있습니다.

 

파일이 누락되거나, 제목이 가독성이 없어 담당자에게 인식이 안 되거나 하는 경우 업무가 원활하게 진행되는 데에 영향을 줄 수 있습니다. 이메일 하나 오가는 데에도 각 업무 스타일이 나오기도 하죠.

 

 

어떻게 써야 잘 쓴 이메일인가요?

 

업무 이메일을 쓰는 데 있어서 몇 가지 중요한 지침이 있습니다. 아래는 효과적인 업무 이메일을 작성하는 방법에 관한 몇 가지 팁입니다.

1. 명확한 제목 작성: 이메일 제목은 수신자가 내용을 파악할 수 있도록 명확하고 간결하게 작성해야 합니다. 가능하면 키워드를 포함하여 주제를 요약해야 합니다. 되도록이면'[기업명] (작업 혹은 프로젝트 - 세부사항) 건.' 이렇게 보내시는 걸 추천드립니다.
2. 올바른 수신자 선택: 이메일을 보내기 전에 적절한 수신자를 선택하세요. 필요한 사람들에게만 이메일을 보내는 것이 중요합니다. 내용을 공유해야 할 내부 사람들이 있는지 확인하고, 있다면 그 사람들의 이메일 주소도 참조에 넣어 주세요.
3. 공손하고 전문적인 어투 사용: 업무 이메일에서는 항상 공손하고 전문적인 어투를 사용해야 합니다. 경솔하거나 불쾌한 언어를 사용하지 않도록 주의하세요. 이것이 사소한 불씨가 되어 프로젝트가 크게 어긋나는 경우도 많이 발생합니다. 전문적인 메일이라고 해도 '^^'나 ':)' 같은 간략한 이모티콘을 넣어 글의 분위기를 유하게 풀어내는 것도 좋은 방법입니다.(너무 남발하면 안 좋습니다.)
4. 간결하고 명확한 내용: 이메일 내용은 간결하고 명확해야 합니다. 복잡한 주제를 다루는 경우에도 가능한 직관적으로 작성하세요. 목록화 하는 것도 좋습니다.
5. 중요한 정보 강조: 중요한 내용이나 요청 사항을 강조하기 위해 글씨체나 색상을 사용하는 등의 방법을 활용하세요. 하지만 지나치게 사용하지 않도록 주의하세요. 준수해야 할 날짜나, 확인해야 할 요소 등을 제시, 확인해야 할 파일 등으 제시할 때 사용하시면 되겠습니다.
6. 첨부 파일 추가: 필요한 경우 첨부 파일을 추가하여 상세 정보나 문서를 함께 제공하세요. 단, 첨부 파일의 크기가 크지 않도록 주의하세요. 메일을 열심히 써 놓고 첨부파일을 넣지 않으면 정말 부크러워집니다. 매우 자주 일어나는 일이기도 합니다. 작업을 지지부진하게 하는 주요 문제이기도 하구요.
7. 문서 포맷 준수: 조직 내 규정에 따라 문서 포맷을 준수하세요. 예를 들어, 회사 로고나 서식을 사용하는 경우가 있습니다. 이 부분은 사수가 되는 분에게 반드시 질문해서 메일 보내는 데에 실수가 없도록 하는 것이 중요합니다. 
8. 이메일 본문과 첨부 파일 검토: 이메일을 보내기 전에 내용과 첨부 파일을 검토하여 오타나 오류가 있는지 확인하세요.
9. 회신 및 참조 설정: 필요한 경우 회신이나 참조 설정을 명확하게 해주세요. 중요한 이슈에 대한 회신이나 확인이 필요한 경우에는 특히 회신 기한을 명시해 주세요. 상대 쪽에서 이를 무시하고 답장을 보냈을 시 문제 삼지는 마시고 이쪽에서 메일을 확인해야 할 사람에게 전달해 주시면 됩니다.
10. 이메일 서명 추가: 이메일에는 보통 발신자의 정보가 포함된 서명을 추가합니다. 이를 통해 수신자가 발신자의 신원을 확인할 수 있습니다. 

위의 지침을 따르면 업무 이메일을 보내는 데 있어서 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있습니다.

 

 

예를 들자면 이렇습니다.

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제목: [티스토리 커뮤니케이션] 블로그 작성 프로젝트 - 파일 전달 건

안녕하세요 (담당자 이름)님, 티스토리 커뮤니케이션 홍보 팀  Your Text입니다.

(선택사항)이번 기회에 함께 일을 진행하게 되어 기쁩니다. :)

 

일전에 유선(전화)상으로 전달 주신 파일 전달 건에 대해 정리하여 첨부합니다.

 

- 본 파일은 (무엇을 위한 어떤 파일인지 설명)입니다. 검토 후 추가 수정사항이나 제안사항 있으실 시 파일 내 적용 후 메일 첨부하여 이번주 금요일 영업시간 내(오후 6시)로 전달 주시면 그 다음주 초까지 수정하여 재전달 드릴 예정입니다.(명확한 일자를 추가해 작성하는 것이 적합)

 

- 본 파일은 '초안'으로서, 피드백 주시는대로 최종본화 하여 공유될 예정입니다. 이를 감안하시어 검토 부탁드리겠습니다.

 

대한 질문이나 추가 정보가 필요하신 경우 언제든지 연락 주세요. 

 

감사합니다.

 

[귀하의 이름]

[귀하의 직책]

[귀하의 연락처]

[회사 이름] 

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이 이메일 예시를 거래처와의 관계, 제안서의 내용 등에 맞게 수정하여 사용하시면 됩니다. 파일은 보내는 날짜와 프로젝트명을 적어 첨부 파일로 따로 보내고, 해당 파일의 이름을 이메일 본문에 명시하여 수신자가 확인할 수 있도록 합니다.

 

감사요?

감사하지 않은데 왜 감사해야 하나요?

 

이 질문을 자주 듣곤 했습니다. 결론적으로는 회사 상사 분께서 '감사합니다'를 쓰지 말라고 지침을 내리지 않는 이상 감사합니다라는 말은 쓰는 것이 좋습니다.

이는 안내문이나 축사, 인사말 끝에 '감사합니다'를 붙이는 것과 같은 의례적인 맺음말입니다.

저 같은 경우는 함께 속도를 내서 하나의 프로젝트를 위해 노력해 주는 상대방이 감사하기 때문에 감사하다는 말을 씁니다. 혹시나 상대에게 감사한 마음이 없더라도 써서 나쁠 것 없습니다. 저 위의 말에서 감사합니다가 없다고 생각해 봅시다. 메일 내용이 얼마나 더 삭막해질까요. 오해가 생길 수도 있는 부분을 저 글자 하나가 부드럽게 풀어주고 있습니다. 중요한 역할을 하는 부분이니 넣어 쓰시길 추천드립니다. 

 

 

맺음말

 

회사 일은 큰 사고에서 문제가 생기는 경우가 사실 드뭅니다. 사고는 사소한 곳에서 사소하게 이루어지고 이런 것들이 모여 큰 것이 되는 경우가 많습니다.

그리고 이런 센스는 메일 쓰는 아주 작은 것에서부터 엿보이게 되죠.

메일 쓰는 거 하나까지 걱정되는 후배보다 뭐 하나를 하더라도 깔끔하게 처리하는 사람이 되는 것이 즐거운 회사생활의 첫걸음입니다.

 

여러분의 시작을 응원합니다. 한 주의 시작 화이팅.