[글쓰기] 회의내용 메모하는 법

 

들어가며...

 

회사에서 회의시간에 종이와 펜을 들고 들어갔다가 그 종이와  펜을 깨끗하게 고스란히 들고 나오지 않나요?

뭔가 메모를 하긴 했는데 나중에 확인해 보면 뭐라고 썼는지 알 수 없어 의미가 없는 경우도 있지 않았나요?

누군가 회의 내용에 대해 물어봤을 때 '몰라...'로 일관하진 않았나요?

누군가 꼼꼼한 타 직원에게 회의 때 나온 내용을 수시로 물어보진 않았나요?

 

그렇다면 이 내용이 당신에게 좋은 정보와 힘이 되어 주길 바랍니다.

 

인간의 기억력은 완벽하지 않습니다

 

인간의 기억력은 종종 오류를 일으킬 수 있습니다. 둘이 같은 것을 경험해도 먼 훗날 그 기억에 대해 이야기했을 때 전혀 다르게 기억하고 있는 경우도 있죠.

 

여기 왜곡에 대한 영상이 있습니다.

 

 

긴 영상이지만 '왜곡'에 대해 이해하는 데에 도움이 되실 것 같습니다.

 

예. 제가 구성 시나리오 작업한 영상입니다.

많은 관심 부탁드립니다.

 

기억의 왜곡은 다양한 이유로 발생할 수 있으며, 다음과 같은 주요 요인들이 있습니다.

1. 정보의 양과 복잡성: 회의 시간에는 다양하고 복잡한 정보들이 날카롭게 오가는 경우가 많습니다. 너무 많은 정보를 한꺼번에 받거나, 복잡한 정보를 처리할 때 기억력이 오류를 일으킬 수 있습니다. 정보의 양과 복잡성이 증가할수록 기억의 정확성과 완전성이 감소할 수 있습니다.
2. 전체적인 주의력: 기억력은 주의력과 밀접한 관련이 있습니다. 주의가 산만하거나 집중이 안 될 경우 정보를 기억하거나 재호출하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 걸핏하면 소리 지르는 상사가 있다거나, 무슨 말만 하면 뾰족하게 대답하는 직원이 있어 회의 분위기가 살얼음판 같을 경우 이런 현상은 더 심화될 수 있겠죠.
3. 추억의 왜곡: 기억은 시간이 지남에 따라 왜곡될 수 있습니다. 특히 감정이 강한 경험은 왜곡되기 쉽습니다. 이러한 왜곡은 기억의 정확성을 희석시킬 수 있습니다. 과자를 먹으며 하하호호 회의를 마치고 나면 '과자 맛있었음' 정보만 덩그러니 남는 경우 있으셨나요? 제가 그랬다는 건 아닙니다.
4. 인지적 부담: 스트레스, 불안, 우울 등의 인지적 부담은 기억력에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 이러한 감정적인 요인들은 기억을 혼란스럽게 만들거나 정보를 왜곡시킬 수 있습니다. 대체적으로 강하게든 약하게든 우울감을 가지고 있는 직장인들이 회의실에서 정보를 고스란히 가지고 있기는 사실 쉬운 일이 아닙니다.
5. 기존 지식과 선입견: 기존의 지식이나 선입견은 새로운 정보를 기억하는 과정에서 오류를 일으킬 수 있습니다. 정보를 자신의 선입견에 맞추거나 왜곡하여 기억하는 경우가 있을 수 있습니다. 기억에도 업데이트가 필요하죠.
6. 연령: 연령이 증가함에 따라 기억력이 감소할 수 있습니다. 노화에 따른 인지적 능력의 감소는 기억력에도 영향을 미칠 수 있습니다. 슬픈 이야기가 아닌데 왜 눈물이 날까요.

이러한 이유로 인해 인간의 기억력은 오류를 일으킬 수 있습니다. 이러한 오류를 최소화하기 위해서는 주의력을 집중하고, 왜곡을 방지하기 위해 다양한 관점에서 정보를 다시 검토하고, 메모를 꼼꼼하게 하는 습관이 필요한데요.

 

회의란 빈 손으로 왔다가 빈 손으로 가는 것이라고 생각하면 큰일납니다.

 

회의 때 메모를 하지 않는다?

 

다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

1. 정보 손실: 회의에서 논의된 중요한 정보를 기록하지 않으면 그 정보가 손실될 수 있습니다. 이는 나중에 결정을 내릴 때 필요한 정보가 부족하게 되거나, 중요한 세부사항을 빠트릴 수 있음을 의미합니다. 많은 인원 중 누가 무슨 작업을 어느 정도로 하고 있으며 어떤 이슈가 있는지, 그래서 어떤 도움이 필요한지, 어떤 도움을 받을 수 있는지 등을 모르는 상태로 내 업무를 원활하게 진행할 수 있을까요? 어불성설입니다.
2. 의사소통 부족: 메모를 작성하지 않으면 회의에서 논의된 내용을 정확하게 전달하기 어렵습니다. 이는 의사소통의 부족으로 오해나 혼란을 야기할 수 있으며, 프로젝트나 결정에 영향을 미칠 수 있습니다. 말은 '아' 다르고 '어' 다릅니다. 중간에서 '아'와 '어'를 잘못 전달했을 경우 그 책임을 누구도 지지 못 하는 사태가 벌어질 수 있습니다. 메모는 이런 상황에서 기억의 동기화를 할 수 있는 주요 수단입니다.
3. 액션 아이템 미동록: 회의에서 할당된 액션 아이템이나 업무가 메모되지 않으면 이를 추적하고 실행하기 어렵습니다. 이로 인해 업무가 누락되거나 중복되는 경우가 발생할 수 있습니다. 안 해도 될 일을 열심히 하거나, 해야 될 중요한 일을 놓쳐 버림으로써 무능력한 사람으로 낙인 찍히고 싶지 않다면. 메모는 필수입니다.
4. 후속 조치 어려움: 회의 메모를 작성하지 않으면 나중에 후속 조치를 취하기 어렵습니다. 예를 들어, 중요한 의사결정이나 업무가 미처 기록되지 않아 나중에 이를 추적하거나 활용하기 어려울 수 있습니다. 
5. 기억 오류: 인간의 기억은 한계가 있기 때문에, 회의에서 논의된 내용을 기억하고 정확하게 기록하기 어렵습니다. 메모를 작성하지 않으면 기억 오류로 인해 잘못된 정보가 전달될 수 있습니다. 이는 메모를 하고 회의록을 작성해 공유하고 한번 더 확인을 하더라도 '그런 말을 했지만 그런 의미는 아니었다'는 마법의 문장으로 이야기가 달라질 수도 있습니다. 이런 상황에서 자신의 기억이 명확하지 않으면 엉뚱하게 휩쓸릴 수 있죠. 메모는 당시 스스로가 들은 것을 명확하게 하기 위한 수단입니다.

 

녹음이 능사는 아닙니다.

 

정확하게 녹음하면 되지 않냐고요?

 

회의에 녹음보다 메모가 중요한 이유는 다음과 같습니다.

1. 정보의 정리와 요약: 메모를 작성하는 과정에서 정보를 정리하고 요약함으로써, 복잡한 내용을 단순하게 만들고 핵심적인 내용을 강조할 수 있습니다. 이는 후에 회의 내용을 빠르게 살펴보거나 요약해서 공유할 때 유용합니다. 녹음은 물론 중요하지만 이는 정확한 사실을 파악할 때 최종적으로 확인해야 할 부분이지 빠르게 상황을 체크해야 할 때 언제 그걸 다 듣고 있는답니까. 듣는 동안 상황 끝나 있을 텐데요.
2. 커뮤니케이션 도구: 메모는 회의 참여자들 간의 의사소통을 도와줍니다. 메모를 통해 논의된 내용을 정확하게 기록하고 공유함으로써 오해를 방지하고 의견을 명확하게 전달할 수 있습니다.  
3. 개인화된 기록: 각 참여자가 메모를 작성하면 개인화된 기록이 만들어지게 됩니다. 이는 각자의 이해와 관점을 반영하여 기록되므로, 후에 참고할 때 개개인의 관점을 파악할 수 있습니다. 메모를 잘 쓰고 파악하는 사람은 타인과 메모를 공유함으로써 그 사람의 스타일과 성격까지 파악이 가능합니다.
4. 접근성과 보안: 회의 녹음은 때때로 접근성 문제나 보안 문제를 유발할 수 있습니다. 반면에 메모는 보다 쉽게 관리되고 공유되며, 필요한 경우 암호화하여 보안을 유지할 수 있습니다. 녹음에 예민한 집단도 있을 수가 있겠죠. 그 녹음이 불리하게 작용할 만한 곳일 경우 왜 녹음하냐고 화내는 경우도 있습니다.(실제로 그런 경우를 당해 봤습니다.)
5. 활용 가능성: 메모는 후에 다양한 방식으로 활용될 수 있습니다. 예를 들어, 액션 아이템 목록으로 활용하거나 참석자들에게 공유할 수 있습니다. 또한 회의 기록으로 활용되어 미래의 결정이나 프로젝트 진행에 도움을 줄 수 있습니다.

이러한 이유들로 메모는 회의에서 중요한 역할을 합니다. 메모를 작성하고 관리하는 것은 효율적인 의사소통과 결정을 내릴 수 있는 데 중요한 요소입니다.

 

메모를 작성해 봅시다

효율적으로 메모를 작성해 봅시다

 

회의 메모를 작성하는 것은 회의에서 발표되는 중요한 정보를 기록하고 나중에 참고하기 위해 필요합니다. 아래는 효율적인 회의 메모를 작성하는 법에 대한 몇 가지 팁입니다:

1. 요약 및 제목 작성: 회의 메모의 제목을 작성하고, 간단한 요약문을 첨부하여 회의의 주제를 명확하게 알려줍니다. 예를 들어, "2024년 1월 회의 메모: 신제품 런칭 전략 논의"와 같이 제목을 작성할 수 있습니다.
2. 핵심 내용 기록: 회의 중 핵심적인 내용을 기록합니다. 중요한 결정, 토론 내용, 피드백 등을 메모에 포함시킵니다. 가능하면 핵심적인 내용을 짧고 명확하게 기록하는 것이 좋습니다. 
3. 중요한 세부사항 포착: 중요한 세부사항이나 특이사항을 메모에 포착합니다. 이는 특정한 질문, 이슈, 의견 등을 포함할 수 있습니다. 필요한 경우 해당 세부사항에 대한 추가 설명이나 참고 자료를 첨부할 수 있습니다.
4. 명확하고 구조적인 서식 사용: 메모를 작성할 때에는 명확하고 구조적인 서식을 사용하는 것이 중요합니다. 각 항목을 번호나 불릿으로 나열하고, 중요한 내용을 강조하기 위해 볼드체나 강조 표시를 사용할 수 있습니다.
5. 주의 대상 사항 기록: 회의 중 주의를 기울일 사항이나 특별한 주의를 요구하는 내용을 메모에 기록합니다. 예를 들어, 특정한 기한이나 할 일을 강조하거나 중요한 안내사항을 기록할 수 있습니다.
6. 질문과 토론 기록: 회의 도중 발생한 질문이나 토론 내용을 기록하여 나중에 참고할 수 있도록 합니다. 이를 통해 회의에 대한 이해도를 높이고 필요한 경우 추가 조치를 취할 수 있습니다.
7. 요약 및 각자 업무 내용 작성: 회의 메모의 끝에는 중요한 결론과 다음 단계에 대한 업무 내용을 요약하여 작성합니다. 각 업무 내용에 대한 책임자와 마감일을 명시하여 업무 추진을 원활하게 합니다.
8. 메모 내용을 잘 보관: 가장 중요한 부분입니다. 회의를 기록하는 노트를 만들어 이 내용을 따로 보관해야 합니다. 아무 종이나 가져가 메모하고 아무 데나 두어 분실하게 되면 그 메모는 소용이 없어집니다. 회의할 때마다 A4용지를 들고 가 메모를 작성하고 난 후 돌아와 책상 아무데나 메모를 던져 두는 습관을 갖고 있다면 당장 회의 전용 노트를 장만하세요.

위의 팁을 활용하여 효과적으로 회의 메모를 작성하면 중요한 정보를 기록하고 효율적으로 회의에 대한 이해를 높일 수 있습니다.

 

작성을 했는데...

이걸 어따 쓰나요?

회의 때 메모를 잘 작성하는 것은 여러 가지 이점을 제공합니다. 이를 통해 나와 주변에 다음과 같은 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다:

1. 정보의 정확성과 완전성 보장: 메모를 잘 작성하면 회의에서 논의된 모든 정보를 정확하게 기록할 수 있습니다. 이는 나와 주변의 사람들이 중요한 세부사항을 빠뜨리지 않고 완전한 정보를 가질 수 있도록 합니다. 정보는 곧 권력입니다. 정확한 정보를 가지고 주변상황을 명확하게 파악할수록 할 수 있는 것이 많아지며 각 인물에게 줄 도움도, 받을 도움도 많아집니다. 이것은 관계 형성 및 조직의 입지 형성에 큰 도움이 될 겁니다.
2. 의사소통 강화: 잘 작성된 메모는 의사소통을 강화합니다. 정보가 명확하게 기록되고 전달되면 오해와 혼란을 방지하고 효율적인 의사소통이 가능해집니다. 명확한 메모를 통한 명확한 의사소통으로, 주변에 모여들어 당신에게 중요 정보를 물어보는 직원들의 믿음직한 눈빛들을 만끽해 보세요.
3. 업무 효율성 향상: 메모를 통해 할 일 목록이나 다음 업무를 추적하고 관리할 수 있습니다. 이를 통해 업무의 우선순위를 파악하고 작업을 효율적으로 진행할 수 있습니다. 물론 이는 메모 이외에도 여러 가지 관계 상황 확인이나 센스도 필요한 부분입니다. 우선순위 파악이 잘 되지 않는다고 해서 당장 실망하지 않아도 됩니다. 연륜이 쌓일 때까지 묵묵히 주변 베테랑들을 보고 배우세요.
4. 참여자들의 참여 촉진: 잘 작성된 메모는 참여자들이 회의에 적극적으로 참여하도록 도와줍니다. 정보가 명확하게 기록되면 다른 사람들도 의견을 나누고 토론에 참여하기 쉬워집니다. 더 나아가서는 회의를 주도하게 되는 경우도 발생합니다. 대표가 중요 사항을 물어볼 때 당신의 눈을 보며 물어보는 일들이 많아지면, 승진이 빨라지지 않을까요? 메모는 생각보다 엄청난 힘을 발휘하는 습관입니다.
5. 나중의 참고용으로 활용: 메모를 잘 작성하면 후에 다시 참고할 수 있는 중요한 자료가 됩니다. 이를 통해 나와 주변의 사람들은 나중에도 회의 내용을 쉽게 되짚거나 참고할 수 있습니다.
6. 전문성과 신뢰도 향상: 잘 작성된 메모는 전문성과 신뢰도를 향상시킵니다. 다른 사람들이 정보를 필요로 할 때 명확하고 완전한 정보를 제공함으로써 신뢰를 얻을 수 있습니다. 당신이 회사의 바이블이 될 수 있습니다.

이러한 이유들로 인해 회의 때 메모를 잘 작성하면 나와 주변의 사람들에게 다양한 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

 

 

마무리

 

메모하는 습관은 사소할지 모르겠지만, 그 사소한 습관 하나가 쌓이고 쌓여 나중에 큰 보상으로 돌아올 수 있습니다. 변화되는 상황을 꼼꼼하게 기록하고 체크하며 주변에 관심을 갖는 연습을 해 보세요. 여러분을 보는 눈빛이 달라지는 경험을 하게 된다면, 메모하는 습관을 결코 끊을 수 없게 될 겁니다.

오늘도 각자의 자리에서 화이팅하시기 바랍니다.